UNIVERSIDAD NACIONAL
AUTÓNOMA DE MÉXICO
0701 - Psicología
Teórica de Elección II [Grupo: 9751]
Tutor: José Antonio
Ortiz Vélez
Martha Alejandra
Dimas Matias
María Cecilia Parra
Xochil Cruz Espinoza
Roman
Lauro Reyna Castro
LA IMPORTANCIA DEL
DISEÑO DE PUESTOS Y SU RELACIÓN CON EL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
DEFINICIÓN CARACTERÍSTICAS E IMPORTANCIA
Iniciaremos dando las definiciones tanto del análisis de puestos como el
de la descripción de puestos, ya que estos aunque tienen una estrecha relación
con los propósitos y la obtención de la información, son dos procedimientos
distintos, ya que la descripción va dirigida al contenido del puesto, ¿qué
hace?, ¿cómo? y ¿por qué?, hablando del trabajador y el análisis determina los
requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige en sí para un
desempeño adecuado. Estos son muy importantes, ya que ayudan a determinar las
necesidades y las características que la empresa necesita para cada puesto y
área de trabajo.
El análisis de puestos es un procedimiento que se utiliza para
determinar las labores y requisitos de aptitudes y el tipo de personas que se
debe contratar para estos. Se desarrolla principalmente en tres ocasiones,
cuando una empresa va iniciando, cuando se crean puestos nuevos y cuando se
modifican los puestos de trabajo porque hay un producto nuevo, nuevas
tecnologías, procedimientos o sistemas.
Definiciones de análisis de puestos de algunos autores tales como:
“Proceso por el cual se determina la información pertinente
relativa a un trabajo específico, mediante la observación y el estudio. Es la
determinación de las tareas que componen un trabajo y de las habilidades,
conocimientos capacidades y responsabilidades requeridas del trabajador para su
adecuado ejercicio y que diferencian el trabajo de todos los demás” (Lanham,
1962).
“Proceso de obtención de información relativa al puesto. En el sentido
más amplio,…abarca la recogida y análisis de cualquier información relativa al
puesto por el cualquier método y para cualquier propósito” (Elizur, 1980).
“Es un proceso sistemático de obtener información importante y relevante
sobre el contenido de un puesto de trabajo” (American Compensation Association,
1992).
“Es el proceso a través del cual un puesto de trabajo es descompuesto en
unidades menores e identificables. Estas unidades menores suelen ser las tareas,
pero el proceso analítico puede ir más allá para descender, por ejemplo, al
nivel de las operaciones, acciones, movimientos, … por extensión, el análisis
puede incluir la identificación de requerimientos del trabajo y de otras
características del entorno del puesto de trabajo” (Fernández-Ríos, 1995).
La descripción de puestos como lo dice su nombre es un documento que
describe de forma objetiva las tareas por cumplir, las responsabilidades,
relaciones de informes entre el puesto y otros puestos, condiciones y
requisitos de trabajo y las responsabilidades de supervisión de este, esto como
resultado del análisis de puestos, es importante mencionar que se basa en la
naturaleza del trabajo y no en el individuo que lo desempeña.
Algunas definiciones de descripción de puestos de algunos
autores:
“Exposición escrita de las operaciones, responsabilidades y funciones de
un puesto individual. Suele incluir: datos de identificación del puesto, la
descripción en sí que suele incluir a su vez un breve resumen sobre el
puesto y un detalle completo de las operaciones y responsabilidades y funciones
realizadas en un puesto y las especificaciones o características requeridas
para una realización satisfactoria” (Lanham, 1992).
“Descripción detallada de los cometidos y de los requisitos exigidos
para desarrollarlos. Es también el resultado de la investigación de puestos”
(Fertonani y Actis Grosso, 1978).
“Un documento en el que se recoge el contenido del puesto, los
requerimientos y/o el contexto (Bemis, Belenky y Soder, 1983).
“Es la exposición detallada, estructurada, ordenada y sistemática, según
un protocolo dado, del resultado de APT. Esta exposición podrá ser redactada en
prosa en forma narrativa o presentada en formatos codificados, según reglas
previamente establecidas o de forma mixta, y no tiene que incluir
necesariamente la especificación, aunque es común que se acompañe
(Fernández-Ríos, 1995).
El objetivo del análisis de puestos es mejorar la productividad de la
organización; así como ayudar y adaptar las capacidades humanas a los
requisitos de puesto.
Los elementos que incluye el análisis de puestos son la
descripción y especificación del puesto,
La descripción del puesto es el documento o explicación escrita donde se
especifican las actividades, responsabilidades, condiciones de trabajo y
tareas.
Este se conforma por tres partes
1.
Descripción de encabezado: es para recabar los datos que permiten
identificar el puesto y consta de:
1.
Título de puesto. Es el que se da de manera oficial, debe ser corto.
2.
Clave. Número que corresponde al archivo.
3.
Categoría. Rango que establece la empresa, puede ser nivel ejecutivo,
mando intermedio y nivel operativo.
4.
Horario. De entrada y salida
5.
Sueldo asignado al puesto. La cantidad asignada ya sea por día, por hora
etc.
6.
Ubicación del puesto. El lugar donde se encuentra dentro de la empresa,
en el cual se deberá poner el departamento taller, etc. puede determinarse por
a)
Un organigrama
b)
Descripción por escrito
1.
Jerarquía y contactos. Nombres del supervisor a cargo y de los
trabajadores, así como relaciones internas y externas.
2.
Número de trabajadores que desempeñan el puesto. Sin necesidad de
incluir sus nombres.
3.
Al final se incluye el nombre de la persona que está llevando a cabo el
análisis y del supervisor inmediato titular del puesto y la fecha en que se
hizo el análisis.
1.
Descripción genérica: es la explicación
de las actividades que se desarrollan en el puesto de manera breve, es
importante mencionar su objetivo básico y el elemento que tiene mayor recurrencia.
1.
Descripción específica: es la descripción
detallada del puesto que se va analizar, es recomendable dividir el proceso en
etapas o partes si este es largo, se deberán numerar en orden
progresivo e incluir los pasos siguientes:
1.
Actividades diarias
2.
Actividades periódicas
3.
Actividades eventuales
4.
Accesorios de puesto: comprende los elementos físicos que se utilizan
para llevar a cabo sus funciones como equipo, maquinaria, etc.
La especificación del puesto determina las habilidades, cualidades
personales, características, capacidades, experiencia y antecedentes requeridos
para el trabajo (dicho de otra manera es la lista de requerimientos
humanos). De forma concreta esta nos habla de:
●Habilidades: físicas como
entrenamiento, destreza, agilidad o rapidez; mentales como escolaridad,
experiencia y conocimientos.
●Responsabilidad: por el trabajo de
otros, por valores, por trámites o por procedimientos o procesos.
●Esfuerzo: físico como la fuerza
requerida, el cansancio producido o la postura; y mentales como la fatiga,
concentración mental, tensión nerviosa y atención (Grados, 2003).
La especificación puede basarse en el juicio experimentado de los
gerentes o bien, usar un enfoque estadístico para ser más preciso.
MÉTODOS Y TÉCNICAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOS
De acuerdo a Chiavenato (2011), los métodos y técnicas más utilizados
para la descripción de puestos son:
1. Observación directa
2. Cuestionario
3. Entrevista directa
4. Métodos mixtos
Métodos de observación directa: Su empleo es muy eficaz en estudios
de micro movimientos, así como de tiempo y movimientos.
El análisis del puesto se realiza con la observación directa y dinámica
del ocupante en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de
puestos anota en una “hoja de análisis de puestos” los puntos clave de sus
observaciones. Es lo más adecuado para trabajadores que realizan operaciones
manuales o de carácter sencillo o repetitivo. sus características son:
a) Los datos sobre un puesto se obtienen mediante la observación visual de
las actividades del ocupante a cargo del análisis especializado
b) La participación que tiene el analista de la obtención de los datos es
activa, y la del ocupante, pasiva
Método del cuestionario. El análisis se efectúa al solicitar por
escrito al ocupante del cargo que conteste un cuestionario para el análisis del
puesto que analizará su supervisor. Cuando se trata de un gran número de
puestos similares y de naturaleza rutinaria y burocrática, es más económico y
rápido distribuir un cuestionario a todos los ocupantes.
Debe ser confeccionado a la medida que permita obtener respuestas
correctas e información útil. Un requisito es que se someta primero a uno de
los ocupantes y a su supervisor para probar la pertinencia y adecuación de las
preguntas así como para eliminar los detalles innecesarios, distorsiones,
lagunas o dudas de las preguntas, sus características son:
a) Los datos se obtienen por medio de un cuestionario que contesta el
ocupante o su superior para el análisis del puesto
b) La participación del analista de puestos es la obtención de los datos
(llenado del cuestionario) es pasiva, y la del ocupante (quien lo contesta),
activa.
Método de la entrevista. El método más flexible y productivo es
la entrevista que el analista de puestos le hace al ocupante del puesto. Si la
entrevista está bien estructurada, se obtiene información sobre todos los
aspectos del puesto, la naturaleza y secuencia de las tareas que lo componente,
y los porqués y los cuándos. Se puede desarrollar en relación con las
habilidades que se requieren para el puesto y es posible cruzar la
información de ocupantes de otros puestos similares para verificar
discrepancias en la información; si es necesario se pueden realizar consultas
al supervisor inmediato para asegurarse de la validez de las declaraciones.
Este método consiste en obtener los datos relativos al puesto que se
desea analizar por medio de un contacto directo y verbal con el ocupante del
puesto o su jefe inmediato. Se puede hacer con uno de ellos o con ambos, juntos
o separados. Sus características son:
a) Los datos sobre el puesto se obtienen de un entrevista con preguntas y
respuestas verbales entre el analista y el ocupante del puesto
b) La participación es activa tanto del analista como del ocupantes del
puesto.
Métodos mixtos. Dado que cada método de análisis tiene
ciertas características, ventajas y desventajas por lo que para aprovechar las
ventajas de cada una opción es utilizar métodos mixtos.
Por lo que se trata de combinaciones eclécticas de dos o más métodos de
análisis. Los métodos más comunes son:
1. Cuestionario y entrevista. Ambos con el
ocupante del puesto, quien llena el cuestionario y después se somete a una
entrevista rápida, con el cuestionario como referencia.
2. Cuestionario con el ocupante y entrevista con el
supervisor, para ampliar y aclarar los datos.
3. Cuestionario y entrevista, ambos con el
supervisor.
4. Observación directa con el ocupante
y entrevista con el supervisor
5. Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante
6. Cuestionario con el supervisor y observación
directa con el ocupante
RELACIÓN E IMPORTANCIA CON EL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS.
ANALISIS DE PUESTOS
Chiavenato (2011) menciona que el análisis de puestos es una base para
el proceso de reclutamiento y selección de personal, ya que depende del
análisis de puestos el buscar y seleccionar al candidato que cumpla con lo que
específica el análisis de puestos.
-Permite identificar las necesidades de capacitación para poder elaborar
con base a estas necesidades programas de capacitación para al personal
que ocupará el puesto y se le proporcione una correcta capacitación para que
desempeñe una labor de calidad.
-El análisis de puestos sirve también para realizar la evaluación de
puestos.
-Determinar salarios.
-Proyección del equipamiento.
-Para realizar métodos de trabajo, etc.
Después de la descripción de puestos (aspectos intrínsecos) se analiza
el puesto con los requisitos que debe cubrir el ocupante del puesto.
Aspectos intrínsecos
-Título del puesto
-Ubicación del puesto en el organigrama
-Contenido del puesto (tareas o atribuciones)
El análisis de puestos: Estudia y determina los requisitos,
responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su mejor desempeño
(aspectos extrínsecos).
Aspectos extrínsecos
Factores de especificación
a) Requisitos Intelectuales:
· Educación necesaria
· Experiencia necesaria
· Adaptabilidad al
puesto
· Iniciativa necesaria
· Aptitudes necesarias
b) Requisitos físicos:
· Esfuerzo físico
necesario
· Concentración visual
· Destrezas o
habilidades
· Complexión física necesaria
c) Responsabilidades adquiridas:
· Por supervisión de
personal
· Por material y equipo
· Por métodos y
procesos
· Por dinero, títulos o
documentos
· Por información
confidencial
· Por seguro a terceros
d) Condiciones de trabajo:
· Ambiente de trabajo
· Riesgos de trabajo
Chiavenato (2011) describe tres etapas del análisis de puestos: etapa de
planeación, etapa de preparación y etapa de realización.
1) Etapa de Planeación. En ésta etapa
se planea el trabajo para el análisis de los puestos:
-Determinar los puestos por describir incluir sus características,
tipología, naturaleza.
-Elaborar el organigrama para poder ubicar los puestos.
-Elaborar el cronograma de trabaja para especificar en dónde comenzará
el programa de análisis.
-Elegir los métodos de análisis y descripción de puestos (observación
directa, cuestionarios, entrevista directa o métodos mixtos).
-Seleccionar los factores de análisis para estudiar los puestos (criterio
de la generalidad, criterio de variedad o discriminación).
-Dimensionar los factores de especificación.
-Graduación de los factores de especificación: transformar cada factor
en una variable continua.
2) Etapa de preparación. En ésta etapa
se preparan los esquemas y materiales de trabajo:
-Reclutamiento, selección y capacitación de los analistas de puestos.
-Preparación del material de trabajo
-Preparación del ambiente
-Obtención de datos previos (nombres de los que ocuparan el puesto,
relación de los equipos, herramientas, formularios utilizados por los que
ocuparan el puesto.
3) Etapa de realización. Dentro de ésta
fase se obtienen los datos de los puestos que se analizarán:
-Obtención de los datos sobre los puestos (a través de los métodos de
análisis seleccionados).
-Selección de los datos obtenidos.
-Presentación de la redacción provisional al supervisor.
-Redacción definitiva del análisis de puesto.
-Presentación de la redacción definitiva del análisis del puesto para su
aprobación .
DESCRIPCION DE PUESTOS
Para poder comprender los alcances de la descripción de puestos debemos
comenzar con ¿Qué es un puesto? una unidad de la organización que consiste en
un grupo de obligaciones y responsabilidades que lo separan y distinguen de los
demás puestos. Estas obligaciones y responsabilidades pertenecen al empleado
que desempeña el puesto y proporcionan los medios con los cuales los empleados
contribuyen al logro de los objetivos de una organización.
La descripción de puestos representa en pocas palabras lo que hace el
ocupante, cuándo lo hace, cómo lo hace, por qué lo hace. Las obligaciones y
responsabilidades adquiridas por la persona que ocupara ese puesto.
Podemos afirmar que en este ciclo de las actividades la descripción de
puestos tiene una gran participación.
1)
Diseño del puesto de trabajo, en este punto es muy importante que la
descripción del puesto de trabajo sea clara y completa contestando todas las
preguntas de que, como, cuando y porque se hace ese trabajo.
2)
Clasificación y evaluación en este punto con base en la descripción de puestos
se tiene que evaluar su relación de con otros puestos para celular la
retribución, así como identificar los requerimientos más importantes.
3)
Reclutamiento tomando en cuenta los puntos anteriores la descripción del puesto
es importante para encontrar a el candidato idóneo para poder desempeñarlo.
4)
Selección con base en la descripción de puestos se selecciona al mejor
candidato que cuente con las cualificaciones mínimas para desempeñar las
actividades de ese puesto.
5)
Formación y entrenamiento es en este punto donde después de seleccionado el
personal y con base en la descripción del puesto se realiza cuna capacitación
necesaria para adquirir las competencias necesarias para ese puesto.
6)
Evaluación de rendimiento es en este punto donde se considera la descripción de
puestos para poder medir el rendimiento del personal seleccionado.
7)
Dirección de rendimiento ya evaluado el personal con base en esta evaluación se
toman decisiones para promociones, recompensas, acciones disciplinarias etc.
En resumen, la descripción de puestos es un documento escrito que
delinea el puesto, por lo general el contenido, el ambiente y las condiciones
del empleo. La especificación de puestos establece las cualidades mínimas que
debe poseer una persona para realizar el trabajo con éxito Tanto la descripción
como la especificación de puestos son documentos importantes cuando los
gerentes reclutan y seleccionan empleados. (Robbins & Coulter, 2010)
BIBLIOGRAFÍA
Chiavenato (2011)
Descripción y análisis de puestos Ed: Mc Graw Hill. Administración de recursos
humanos, el capital humano de las organizaciones (pp. 171-200). México, D.F.
Fernández, Rios, M. (1995). Análisis y descripción de puestos de
trabajo: teoría, métodos y ejercicios. Ediciones Diaz de Santos, España. Cap.2,
recuperado:
Grados, J. (2003). Reclutamiento, Selección, Contratación e Inducción
del Personal. Tercera Edición. México: El Manual Moderno, pp. 163-177.
Robbins, S. P., & Coulter, M. (2010). Administración. México:
Pearson educación.
IngIndustrial Fácil. (productor). (2014). Cómo Realizar un Análisis de
Puestos de Trabajo (YouTube) https://www.youtube.com/watch?v=ToSIZGJA-Vg
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